Сравнение коммерческих предложений: таблица и проверка с ИИ

Поставщики прислали предложения на один материал, но цифры означают разное. В одном КП доставка включена, в другом товар нужно забрать со склада, в третьем логистика вынесена отдельной строкой. Рядом с самой низкой ценой может не быть ни налогового статуса, ни срока поставки.

Сравнение коммерческих предложений начинается с общей таблицы условий. Я предлагаю поручать ИИ подготовку этой таблицы, расчёты и поиск пробелов. Тогда у человека остаются проверяемые данные для решения: сколько стоит материал на объекте, когда он приедет и какие условия ещё нужно согласовать.

Что нужно собрать перед сравнением КП?

Для сравнения КП нужны одинаковые требования к материалу, объёму и месту доставки. Каждое предложение следует разобрать на отдельные поля: цена сама по себе не показывает, входят ли в неё налог и логистика. Например, две смеси с похожим названием могут иметь разные марки и не подходить для одной задачи.

Сначала зафиксируйте заявку: какой материал нужен, с какими характеристиками, в каком количестве и к какому сроку. Укажите конкретный объект доставки. Формулировка «доставка включена» полезна только тогда, когда понятно, куда именно поставщик готов привезти товар.

В таблице одна строка должна соответствовать одной позиции одного поставщика.

Если один поставщик указывает тонны, а другой — кубометры, нужен подтверждённый коэффициент пересчёта для материала. Без него ИИ должен отметить несопоставимость. Подстановка предполагаемой плотности превращает сравнение в расчёт на неподтверждённой основе.

Как поручить ИИ извлечение данных из предложений?

ИИ нужно дать отдельную задачу на извлечение данных с указанием источников и пропусков. Просьба сразу выбрать поставщика смешивает чтение документов, расчёт и решение о закупке. Например, сначала стоит получить исходную цену и условие доставки, а уже после проверки считать итог.

Передайте предложения в разрешённую для документов отдела среду. Если КП представляет собой скан, сначала получите текст через распознавание, а критичные цены затем сверяйте с изображением страницы.

Ниже — редакционный шаблон запроса, который можно адаптировать под свою заявку:

Извлеки данные из приложенных коммерческих предложений.
На этом этапе не выбирай поставщика и не строй рейтинг.

Требования закупки:
материал — [название и характеристики];
объём — [количество и единица];
объект доставки — [адрес];
требуемый срок — [дата или период].

Для каждой позиции покажи:
поставщика, исходное название и характеристики,
единицу, цену, статус НДС, условия и стоимость доставки,
срок, предоплату, минимальную партию.

Для каждого значения укажи документ и страницу.
Сохрани исходную цену отдельно от будущих расчётов.
Отсутствующие сведения пометь «не указано».
Не подставляй ноль вместо неизвестного значения.

Отдельно перечисли:
— несовпадения с заявкой;
— сомнительно распознанные числа;
— вопросы поставщикам.

Возможность получить файл с таблицей зависит от выбранного инструмента. Например, создание и редактирование таблиц описано в официальной справке Claude. Наличие Excel-файла само по себе не подтверждает точность извлечения: число всё равно должно вести к исходной странице.

Почему самая низкая цена в КП может проиграть?

Минимальная цена товара может оказаться выше конкурентов после добавления доставки. Если доставка неизвестна, итоговую стоимость на объекте определить нельзя. Ниже — учебный пример с вымышленными числами: это не цены клиента и не сведения о фактической закупке.

В учебном задании поставщики предлагают одинаковый материал в тоннах. Все известные суммы включают НДС, а доставка относится к одному объекту.

У поставщика А расчёт равен 2 000 + 500 = 2 500 ₽/т. Поставщик Б дешевле на 100 ₽/т при известных условиях. Поставщика В пока нельзя поставить на первое место: его 1 700 ₽/т не включают подтверждённую стоимость доставки.

С НДС действует тот же принцип: сначала фиксируем условие, затем рассчитываем. Если налоговый статус не указан, можно показать сумму известных компонентов с предупреждением. Такую строку нужно отделить от предложений с подтверждёнными условиями, а ставку налога нельзя угадывать.

Как построить рейтинг и проверить расчёт?

Подтверждённый ценовой рейтинг включает сопоставимые позиции с известными условиями НДС и доставки. Строки с налоговой неопределённостью остаются предварительными, а без стоимости доставки нельзя рассчитать цену на объекте. Срок и предоплата должны стоять рядом с ценой, чтобы дешёвое предложение не скрывало неподходящие условия.

После проверки извлечённой таблицы дайте ИИ следующий запрос:

Сравни проверенные строки таблицы по каждой позиции.

1. Сопоставь только одинаковые характеристики.
2. Приведи единицы к общему виду только при наличии
   подтверждённого коэффициента пересчёта.
3. Рассчитай цену на объекте там, где известны
   стоимость доставки и её условия.
4. Отдели подтверждённый рейтинг от предварительного.
   Неизвестный НДС не считай включённым автоматически.
5. Если доставка неизвестна, оставь итоговую цену пустой.
6. Рядом покажи срок, предоплату и минимальную партию.
7. Для расчётов укажи исходные значения и формулу.
8. Составь вопросы поставщикам по всем пробелам.

Для нескольких позиций рассчитай стоимость корзины
с указанными объёмами. Не определяй общего победителя
по числу первых мест. Закупочный выбор оставь человеку.

Проверьте пять строк из разных КП, если объём набора позволяет. В каждой сверяйте цену, единицу, характеристики, НДС и доставку по первоисточнику. При обнаружении ошибки расширьте проверку на строки с похожим форматом, например на все распознанные сканы.

Арифметику пересчитайте отдельно — формулами Excel или другим независимым способом. Повторная просьба к той же модели «проверь себя» полезна, но не заменяет сверку с документами.

Для нескольких материалов сравнивайте корзину: умножьте доставленную цену каждой позиции на требуемый объём и сложите суммы. Поставщик с первым местом по нескольким малым позициям может уступить по общей стоимости из-за одной крупной. Если часть цен неизвестна, полную стоимость корзины тоже следует оставить неподтверждённой.

Шаблон сравнительной таблицы КП

Шаблон сравнительной таблицы КП должен хранить исходные данные отдельно от расчётной цены и статуса проверки. Пустые поля позволяют увидеть недостающие условия и подготовить вопросы поставщикам. Ниже — краткий просмотр учебного примера. В скачиваемых файлах — все 16 колонок, включая характеристики, сроки, предоплату, источник и вопросы поставщику.

В примере все три поставщика предлагают 100 тонн одинакового материала; известные суммы включают НДС. Объём, цены и условия полностью вымышлены. Сроки и условия оплаты в задании отсутствуют — их нужно уточнить.

Скачать шаблон CSV Скачать учебный пример CSV

Для Excel скачайте файл и при импорте выберите разделитель «точка с запятой». Если нужен исходный текст, раскройте CSV ниже и нажмите «Скопировать».

Исходный CSV шаблона. В пустом шаблоне повторяйте строку для каждой пары «поставщик — позиция».

Поставщик;Материал;Характеристики;Объём;Единица;Исходная цена за единицу;Статус НДС;Условие доставки;Доставка за единицу;Цена на объекте за единицу;Срок;Предоплата;Минимальная партия;Источник и страница;Статус сравнения;Вопрос поставщику
;;;;;;;;;;;;;;;

Исходный CSV учебного примера. Пустые сроки и условия оплаты означают, что в задании их нет.

Поставщик;Материал;Характеристики;Объём;Единица;Исходная цена за единицу;Статус НДС;Условие доставки;Доставка за единицу;Цена на объекте за единицу;Срок;Предоплата;Минимальная партия;Источник и страница;Статус сравнения;Вопрос поставщику
А;Учебный материал;Одинаковые характеристики;100;т;2000;Включён;Отдельно до учебного объекта;500;2500;;;;Учебное условие;Цена подтверждена в задании;Уточнить срок и условия оплаты
Б;Учебный материал;Одинаковые характеристики;100;т;2400;Включён;Включена до учебного объекта;0;2400;;;;Учебное условие;Цена подтверждена в задании;Уточнить срок и условия оплаты
В;Учебный материал;Одинаковые характеристики;100;т;1700;Включён;Не указана;;;;;;Учебное условие;Цена на объекте не определена;Запросить доставку срок и условия оплаты

После импорта проверьте, что числовые колонки действительно распознаны как числа. В Power Query можно явно назначить типы данных: цену оставить числом, а пояснение «не указано» хранить в отдельном поле статуса.

Если заявка и предложения находятся в разных таблицах, Power Query поддерживает объединение запросов по выбранным колонкам. Но совпадение названия ещё не подтверждает совпадение материала. Для соединения лучше использовать проверенный код позиции или набор характеристик.

Порядок сведения нескольких источников подробнее описан в статье «Как сделать сводный отчёт в Excel из разных источников». В закупочной матрице к нему добавляются отдельные проверки характеристик, налогов и логистики.

Как превратить таблицу в общий порядок работы отдела?

Общий порядок сравнения КП начинается с согласованной заявки, колонок таблицы и правил обработки исключений. Сотрудники должны одинаково понимать, когда цена подтверждена, а когда нужен ответ поставщика. Например, строка с неизвестной доставкой должна у всех оставаться без итоговой цены, независимо от того, кто готовил сводку.

Начните с небольшой подборки предложений отдела. Ответственный за закупку подтверждает требования и проверяет извлечённые условия, ИИ готовит таблицу и вопросы, руководитель оценивает цену вместе со сроком и оплатой. В регламенте закрепите источник каждого числа и способ независимого пересчёта.

Если хотите оценить пользу процесса, отдельно измерьте время подготовки, число исправлений и полноту таблицы. Для вывода об экономии закупки нужны данные о фактическом решении и согласованных условиях. Сам по себе готовый дашборд этого не доказывает.